为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用会议室的规定及申请使用流程，特作如下规定：
（一）会议室由图书馆办公室统一负责，专人管理钥匙，登记。
（二）其他部门使用会议室需经图书馆馆长批准。程序为，提前一天向办公室提交《会议室使用申请表》，经馆长批准后方可领取钥匙使用。
（三）使用会议室的部门，必须爱护会议室的设施，损坏赔偿，保持会议室清洁。用后应及时整理打扫卫生，检查安全（电源），关好窗、空调，锁好门，将钥匙交还办公室。如违反上述规定将取消该部门今后使用权。
（四）办公室统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理。会议室内的卫生每周至少要清洁一次，遇有会议时，提前整理，使用后及时清理。
（五）任何部门和个人未经办公室同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用，未经同意非会议室物品不得放入会议室。
（六）部门应按预约的时间使用，不许超时使用。如需延长经办公室同意后方可继续使用。

（2014年3月修订）